Подтверждение расходов на компенсацию сотрудникам за использование личного транспорта: кто вправе устанавливать формы для отчетов?

28.11.2013

О том, кто имеет право утверждать в учетной политике формы документов налогового учета

Принцип самоуправления

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики , что в соответствии со расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, – убытки), осуществленные или понесенные налогоплательщиком.

При этом с 1 января 2013 года каждый факт хозяйственной жизни должен оформляться первичным учетным документом. Формы этих документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета ( обязательных реквизитов первичного учетного документа).

Это означает, что система налогового учета организуется налогоплательщиком самостоятельно, причем последовательно, от одного налогового периода к другому. Порядок ведения налогового учета устанавливается налогоплательщиком в учетной политике для налогообложения, которая утверждается соответствующим приказом руководителя. Налоговые и иные органы не вправе устанавливать для налогоплательщиков обязательные формы документов налогового учета.

Стоит также отметить, что в соответствии с положением, утвержденным Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 N 329, Минфин России не разрабатывает и не утверждает унифицированные формы первичных учетных документов.

Обоснование расходов для налоговых органов

Как разъясняют эксперты справочно-правового сервиса «Норматив», для целей налогообложения прибыли в соответствии с главой 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ расходы на приобретение ГСМ организации вправе учитывать в составе материальных расходов (п. 1 статьи 254 НК РФ) либо в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, как затраты на содержание служебного транспорта (п. 1 статьи 264 НК РФ).

Данные пункты НК РФ не предусматривают ограничений по учету расходов на ГСМ при исчислении налога на прибыль организаций. В то же время расходы должны быть обоснованы (статья 252 НК РФ). При этом расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Что касается норм расхода топлива, то тут ситуация следующая: в случае, если Минтрансом Российской Федерации не утверждены нормы расхода топлив для соответствующей автомобильной техники, то руководитель организации может ввести в действие своим приказом нормы, разработанные в соответствии с методическими рекомендациями . До принятия приказа организации, утверждающего нормы, разработанные в установленном порядке, налогоплательщики могут руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

В отношении автомобилей, для которых нормы расхода топлив и смазочных материалов не утверждены, при определении этих норм налогоплательщику следует руководствоваться соответствующей технической документацией или информацией, предоставляемой изготовителем автомобиля.

Стоит отметить, судебная практика по данному вопросу, как правило, складывается в пользу налогоплательщиков. Например, в Постановлении ФАС Уральского округа от 20.02.2008 г. по делу № А60-8917/07 суд пришел к выводу, что применение норм расхода ГСМ, утвержденных Минтрансом Российской Федерации, является ошибочным, поскольку утвержденные нормы установлены как базовые в целях организации планирования поставки и контроля расхода топлива и масел и не предназначены для регулирования налоговых отношений. Поскольку законодательством о налогах и сборах или в установленном им порядке не утверждены нормы затрат на содержание служебного автотранспорта, указанные затраты принимаются для целей налогообложения в суммах фактически произведенных и документально подтвержденных расходов.

Интересуют другие особенности документооборота, учета и налогообложения по ГСМ?