Как упростить работу с первичными документами

26.09.2018

Чтобы своевременно получить первичку, приходится потратить немало времени. Кроме того, ее нужно без ошибок заводить в учет, правильно хранить, быстро находить при проверках. Как при решении таких задач избавиться от рутины, избежать авралов и возможных санкций, которые грозят за нарушение этих правил?

Получение документов

Традиционно бумаги передаются из рук в руки, часто с опозданиями, порой теряются. Если в игру вступают курьер или «Почта России», повышаются финансовые и временные издержки, приходится тратить время на звонки и напоминания, а передача документов все равно откладывается до последнего момента. В итоге бухгалтеру, особенно удаленному, чтобы получить документы от директора и менеджеров вовремя и в полном объеме, нужно приложить немало усилий.

Чтобы оперативно заводить документы в учет, можно принимать сканы документов. Главное договориться о едином канале их передачи — электронной почте или мессенджере, чтобы избежать путаницы и потерь.

— В нашем сервисе есть чат для общения с клиентом, и директора передают сканы прямо через чат. Бухгалтеру удобно отслеживать документы в этом канале, — рассказывает Татьяна Евдокимова, эксперт веб-сервиса Контур.Бухгалтерия.

Правда, при работе со сканами остается проблема с получением оригиналов по привычным каналам и появляется риск дублирования документов. Поэтому можно перейти на следующий уровень — и начать работать с электронными юридически значимыми документами в бухгалтерской программе или сервисе. Это позволит оперативно отправлять и получать документы от поставщиков и покупателей, распознавать сканы накладных, автоматически загружать банковскую выписку.

— Электронный документооборот — это отличный способ своевременно получать большую часть первички, — считает Татьяна Скуратова, руководитель консалтинговой группы «Бизнес Онлайн». — Мы стараемся максимально подключить клиентам эту возможность, тем более что она включена в тарифы Контур.Бухгалтерии у всех наших клиентов. Нужно сделать только пару кликов, чтобы настроить.

А еще можно дать ограниченный доступ директору и сотрудникам к бухгалтерской программе или сервису, чтобы они ничего не испортили в учете, но в то же время могли в любое время выставлять счета и заводить накладные, делать сверки расчетов и владеть информацией по дебиторке. И тогда не придется «трясти» с них документы в конце месяца.

Выставление счетов в неурочное время

Предоставить директору возможность формировать документы, от которых зависит скорость оплат и сделок, — значит решить еще одну проблему. Собственники малого бизнеса часто очень щепетильны в вопросах сроков подготовки такой первички. Если директор договорился о сделке с клиентом в субботу, он не готов ждать до утра понедельника, чтобы выставить счет, ведь от этого зависит оплата. Такие руководители часто требуют не только от аутсорсеров, но и от штатных бухгалтеров формировать первичку в кратчайшие сроки независимо от дня недели и времени суток. Когда директор может это сделать сам, он реже беспокоит бухгалтера.

— Наш основной клиент — это «гаджетный» директор, который вовлечен в бухгалтерию. Он сам выставляет счета, делает акты, может посмотреть выписку банка, — рассказывает Светлана Шевелева, директор бухгалтерской фирмы ООО «Контакт». — Как показала практика, наиболее успешные и долгосрочные отношения выстраиваются тогда, когда директор и сам работает в бухгалтерии, и одновременно может контролировать работу бухгалтера. Он воспринимает это как неотъемлемую часть сервиса в бухгалтерском аутсорсе, прозрачность и доступность того, что мы делаем.

Заведение первичных документов в учет

«Ручная» обработка первички — кропотливое и утомительное занятие, которое съедает львиную долю рабочего времени. Приходится в каждом документе проверять, все ли реквизиты и подписи проставлены, отвечает ли он требованиям закона. И это все равно не исключает ошибок. Чтобы минимизировать рутинную работу, нужно максимально автоматизировать эти процессы, оставив за собой только контроль и решение более сложных задач.

Так, интеграция бухгалтерской программы с банком позволяет автоматизировать разнесение банковской выписки, быстро формировать платежки и отправлять их в интернет-банк, где клиенту останется их только подписать. Вместо того чтобы усердно переносить данные, бухгалтеру достаточно лишь контролировать правильность заполнения строк и делать проводки.

Хранение и систематизация первички

Для хранения бумаг приходится выделять офисные площади, закупать стеллажи и папки. Это влечет дополнительные расходы на аренду и оборудование. Также нужно следить за полнотой первички, а документы располагать в удобной системе, чтобы в случае налоговой проверки не возникло проблем с поиском и предоставлением большого объема бумаг.

Штатному бухгалтеру придется заниматься бумажным архивом самостоятельно, а удаленные специалисты могут перепоручить эту задачу клиенту и принимать от него сканы первички или электронные документы.

— Поясните клиенту, что первичка — это ЕГО документы, — советует Елена Спирова, финансовый директор аутсорсинговой компании ООО АК «ЮрфинэкС». — Ответственность за их наличие и сохранность всегда несет директор, и отдавать оригиналы кому-нибудь (даже если это прописано в договоре) не совсем верно.

Составьте для директора инструкцию по хранению первички в его офисе. Убедите его, что в этом случае оригиналы не потеряются, как это могло бы случиться, например, при прекращении сотрудничества с удаленным бухгалтером.

— В случае утери документов клиент может компенсировать свой коммерческий риск в том размере, в котором он будет прописан в договоре, — продолжает Елена Спирова. — При этом клиент не освобожден от обязанности восстановить первичку. Последствия могут быть значительно большими, чем компенсация от фирмы за утерю документов.

Чтобы сэкономить время, деньги и офисную площадь, переносите архив в цифровой мир. От бумажных документов можно отказаться полностью или частично.

Современные сервисы систематизируют размещение сканов и электронных документов в электронном архиве. Это существенно облегчает хранение и поиск первички. Можете прикрепить скан к заведенному электронному документу, а потом легко найти его при налоговой проверке. В списках бухгалтерского сервиса легче следить за недостающей первичкой, закрытием сделок, оплатами и документами по ним.

— Файлохранилище в Контур.Бухгалтерии позволяет отражать все файлы, которые были переданы бухгалтеру, и помечать обработанные, а недостающие документы видеть в списках операций, — рассказывает Татьяна Евдокимова.

Источник kontur.ru