С 2019 года компании обязаны сдавать бухгалтерскую отчетность в электронном виде, то есть через интернет (п. 5 ст. 18 Закона № 402-ФЗ). ФНС не примет бумажный отчет, даже если он будет сдан лично в отделении и полностью соответствовать заявленным нормативам. Если компания небольшая, не обязательно формировать штат бухгалтеров — ИП и владельцы ООО, работающие по упрощенке, вполне могут сдавать декларации и отчетности самостоятельно, являясь ответственными налогоплательщиками.
Ниже мы рассмотрим основные аспекты отправки отчетностей и представим инструкцию для тех, кто еще ни разу не отправлял документы в ФНС онлайн.
У организации (индивидуального предпринимателя) должен быть ПК, и он обязан соответствовать техническим
требованиям, установленным налоговым органом. Эти требования можно найти на сайте. Все достаточно просто.
Для
подписания документации онлайн необходима
цифровая подпись, а в ряде случаев нужно
подключиться к системе ЭДО. Но обо всем по порядку.
При подаче декларации по НДС допускается только электронный формат отчетности — это закреплено
законодательством.
Организации с численностью штата свыше 100 сотрудников все налоговые и бухгалтерские
отчетности обязаны предоставлять только через электронные средства. Это требование обновленного Налогового
кодекса.
Если компания или индивидуальный предприниматель выступают в роли налогового агента по НДФЛ и штат превышает 10 работников, то также обязательна электронная сдача отчетов.
Соответственно, подавать в бумажной форме можно весьма ограниченный спектр деклараций. И с каждым годом список документов заметно уменьшается. Так или иначе, следует начать переход к ЭДО, современным программам и сервисам, синхронизированным с ФНС.
Есть два способа отправки деклараций и отчетностей в ФНС и ФСС:
Для отправки отчетностей необходимы:
Разработано большое количество программ и сервисов для подготовки отчетов и деклараций. Но следует понимать, что не все программы можно интегрировать в 1С и бухгалтерскую практику, адаптировать для документообмена с государственными органами и внедрить ЭЦП.
Одним из самых популярных сервисов является "Контур.Экстерн". Сервис в полной мере соответствует требованиям государственных органов, обеспечивает безопасность передачи данных, а также предоставляет пользователям широкие возможности для подготовки, заполнения, редактирования, отправки, переделки отчетностей. "Контур.Экстерн" может напоминать бухгалтерам о приближающихся сроках сдачи документации и автоматизировать процесс сдачи отчетов и деклараций.
Прежде чем начать заполнять отчетность для отправки онлайн в государственный орган, необходимо либо установить ЭДО, либо зарегистрировать личные кабинеты на порталах инспекций. Для компаний предпочтительнее первый вариант.
Для подключения ЭДО необходимо выбрать оператора, тариф, оплатить услугу и получить инструкцию для дальнейших действий. Также следует понимать, что помимо ЭДО нужна и ЭП. Она оформляется в аккредитованном центре и устанавливается на ПК для возможности подписывать документацию аналогично бумажной. Отчетности без ЭЦП инспекции не принимают.
Инструкция к действию (на примере "Контур.Экстерн"):
Если вы планируете сдать отчетность через электронный кабинет, то необходимо привычным образом сформировать в Excel или в другой программе отчетный документ, сохранить его в нужном формате. Далее следует зайти в Личный кабинет налогоплательщика на официальном портале ФНС и подгрузить файл в специальном окне. Убедитесь в том, что он полностью загружен и отправлен. При сбоях связи файл может не прогрузиться: вы закроете страницу и будете ошибочно уверены в том, что он отправлен, а в последующем получите штраф.
Основные преимущества, которые отмечают специалисты:
Налогоплательщикам не стоит рассчитывать, что ФНС не заметит ошибку или просрочку сдачи документации.
За несвоевременную сдачу деклараций предусмотрены штрафы. Например, по НДС, налогу на прибыль или НДФЛ они составляют от 5 % от неуплаченной суммы налога. При грубом нарушении законодательных требований к бухучету сумма может достигать 30 000 рублей. Система штрафов ФНС охватывает весь спектр возможных нарушений, и оплачивать их нужно в течение 8 дней.
За непредоставление отчетов о начисленных страховых взносах начисляются штрафы в размере 500 рублей за каждый отчет. При систематическом нарушении возможна блокировка лицевого счета. За просрочку уплаты взносов начисляются пени по ставке ЦБ РФ.
Если отчет заполнен с ошибками, содержит неверные коды, неправильные реквизиты или недостающие сведения, налоговый орган также выставляет штраф. Возможны доначисления, пени и более серьезные санкции. Если компания систематически нарушает сроки, возможны выездные налоговые проверки и блокировка расчетных счетов.
Для более эффективного ведения документооборота следует использовать автоматизированные системы проверки и отправки отчетностей. Прошли времена, когда нужно было проверять вручную большие объемы данных. Современные интеллектуальные системы, например "Контур.Экстерн", способны за считаные секунды проверить документы, выявить несоответствия, выполнить синхронную сверку (например, между платежными документами) и определить возможные несоответствия, ошибки, расхождения.
Также системы способны напоминать пользователям о приближающихся отчетных периодах, отслеживать сроки выполнения работ. В случае возникновения сложностей технические службы готовы помочь с их решением и оказать необходимую поддержку.
Вести документооборот самостоятельно не так сложно, как кажется, если на помощь приходят ИИ-технологии и современные автоматизированные решения!
